Legalizujemy dokumenty handlowe i eksportowe

Twój partner handlowy wymaga zalegalizowania dokumentu handlowego, świadectwa lub zaświadczenia, występujesz w przetargu i żądają od Ciebie weryfikacji dokumentów? Zgłoś się do nas!

Jeżeli zagraniczny partner handlowy wymaga zalegalizowania dokumentu handlowego i eksportowego, to pierwszym etapem procesu legalizacyjnego jest uwierzytelnienie dokumentów przez Regionalną Izbę Przemysłowo – Handlową w Lesznie, która posiada uprawnienia do legalizacji w imieniu Krajowej Izby Gospodarczej w Warszawie.

Usługą legalizacyjną objęte są różnego rodzaju dokumenty stosowane w handlu międzynarodowym, m.in.: dokumenty autorstwa wnioskodawcy, świadectwa i zaświadczenia urzędów państwowych i samorządowych.

Twój partner handlowy wymaga zalegalizowania dokumentu handlowego, świadectwa lub zaświadczenia, występujesz w przetargu i żądają od Ciebie weryfikacji dokumentów?
Zgłoś się do nas!

Jeżeli zagraniczny partner handlowy wymaga zalegalizowania dokumentu handlowego i eksportowego, to pierwszym etapem procesu legalizacyjnego jest uwierzytelnienie dokumentów przez Regionalną Izbę Przemysłowo – Handlową w Lesznie, która posiada uprawnienia do legalizacji w imieniu Krajowej Izby Gospodarczej w Warszawie.

Usługą legalizacyjną objęte są różnego rodzaju dokumenty stosowane w handlu międzynarodowym, m.in.: dokumenty autorstwa wnioskodawcy, świadectwa i zaświadczenia urzędów państwowych i samorządowych.

Jakie dokumenty podlegają legalizacji?

Dokumenty handlowe i eksportowe, m.in. faktury, deklaracje, specyfikacje, umowy, pełnomocnictwa, tłumaczenia inne niż przysięgłe.
Dokumenty przewozowe np. konosamenty, faktury transportowe i inne związane z przewozem.
Świadectwa wydane przez urzędy weterynaryjne, sanitarne, inspekcję handlową.
Świadectwa i zaświadczenia wydane przez upoważnione jednostki administracji państwowej, samorządu terytorialnego.
Poświadczanie świadectwa pochodzenia wystawionego przez urząd celny uwarunkowane wymogami kraju odbiorcy towaru (uwaga! konieczne jest podanie we wniosku powodu występowania o dodatkową legalizację i załączenie kserokopii dokumentu, z którego wynika taki wymóg, np. korespondencja)

Jakie dokumenty i czynności nie podlegają legalizacji?

Zaświadczenia i raporty bankowe, ale również deklaracje przedsiębiorców o posiadanych kontach bankowych.
Zaświadczenia i decyzje wydane przez urzędy skarbowe.
Dokumenty sądowe oraz wyroki i postanowienia sądów arbitrażowych (w tym rejestry KRS).
Decyzje i zaświadczenia administracji celnej oraz elektronicznie generowane deklaracje celne.
Długo i krótkoterminowe deklaracje dostawców, które podpisywane są jedynie przez firmy.
Dokumenty urzędowe osób prywatnych podlegające legalizacji Apostille.
Wydruki, kserokopie lub nie podpisane dokumenty.
Kserokopie za zgodność z oryginałem.
Dokumenty i certyfikaty zagranicznych firm i instytucji.
Tłumaczenia wykonane przez tłumaczy przysięgłych (dalsza legalizacja w MSZ) i dokumenty potwierdzone notarialnie (dalsza legalizacja w sądzie) , których procedurę legalizacji określa Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości.
Dokumenty o charakterze prawnym m.in. umowy, pełnomocnictwa oraz deklaracje firm o statusie prawnym i/lub następstwie prawnym (takie dokumenty po analizie prawnej wystawia na wniosek firm radca prawny KIG).
Deklaracje przedsiębiorców o towarach podwójnego zastosowania i zaistnieniu okoliczności siły wyższej.

Jakie wymogi należy spełnić, aby zalegalizować dokumenty?

Dokument potwierdzający prowadzenie przez wnioskodawcę działalności gospodarczej, w zależności od statusu prawnego przedsiębiorcy:
•   aktualny wydruk KRS ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości,
•   lub aktualny wydruk CEIDG ze strony Ministerstwa Rozwoju,
•   lub inny dokument upoważnionego organu rejestrowego.
Zaświadczenie o nadaniu statystycznego numeru identyfikacyjnego REGON
• aktualny wydruk ze strony Głównego Urzędu Statystycznego.
Decyzja albo potwierdzenie faktu nadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP)
• kserokopia decyzji lub zaświadczenia z aktualnymi danymi firmy.
Uwierzytelnione wzory podpisów reprezentacji podmiotu wnioskującego, poprzez złożenie:
•   wzoru podpisu w obecności przedstawiciela Regionalnej Izby Przemysłowo-Handlowej w Lesznie na specjalnym formularzu lub,
•   wzoru podpisu potwierdzonego notarialnie (oryginał do wglądu i kserokopia) lub,
•   kopii karty wzorów podpisów bankowych potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez pracownika banku,
Uwaga: wzór podpisu osoby upoważnionej na podstawie pełnomocnictwa może potwierdzić reprezentacja firmy zgodnie z KRS.

W przypadku zmian w przedsiębiorstwie powodujących modyfikację w/w dokumentów, przy kolejnym wniosku o legalizację przedsiębiorca powinien załączyć zaktualizowane dokumenty.

Legalizacja krok po kroku

Krok 1

UWIERZYTELNIENIE EKSPORTERA

Eksporter przekazuje Regionalnej Izbie Przemysłowo-Handlowej w Lesznie komplet dokumentów rejestracyjnych i wzory podpisów osób reprezentujących Eksportera zgodnie z procedurą. O legalizację dokumentów i świadectwa pochodzenia w eksporcie mogą ubiegać się eksporterzy zarejestrowani w Polsce.

Krok 2

WNIOSKOWANIE

A. Weryfikacja wniosków i dokumentów
A.1. Legalizacja dokumentów handlowych

Eksporter składa w 1 egzemplarzu wypełniony i podpisany przez upoważnioną osobę wniosek o legalizację dokumentu handlowego.

Wzór wniosku: w załączniku

Wraz z wnioskiem eksporter przedkłada do legalizacji dokumenty w wymaganej przez niego ilości egzemplarzy oraz egzemplarza dodatkowego, który pozostaje w dokumentacji Regionalnej Izby Przemysłowo-Handlowej w Lesznie. Wszystkie egzemplarze dokumentów wystawionych przez eksportera, przedłożone do legalizacji powinny zawierać oryginalne podpisy osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorstwa (reprezentacji lub pełnomocników), których uwierzytelnione podpisy zostaną dostarczone do Regionalnej Izby Przemysłowo-Handlowej w Lesznie.

W przypadku dokumentów do legalizacji uzyskanych przez eksportera od zewnętrznych podmiotów, na potrzeby Regionalnej Izby Przemysłowo-Handlowej w Lesznie należy przedłożyć kserokopię dokumentu przeznaczonego do legalizacji.
Uwaga: kserokopie dokumentów nie podlegają legalizacji.

Krok 3

LEGALIZACJA DOKUMENTÓW HANDLOWYCH

Po stwierdzeniu kompletności i poprawności złożonej dokumentacji upoważniony pracownik Regionalnej Izby Przemysłowo-Handlowej w Lesznie dokonuje legalizacji poprzez naniesienie pieczęci urzędowych i podpisów na dokumentach handlowych lub formularzach świadectwa.
Zalegalizowane dokumenty handlowe wraz z fakturą za wykonanie usługi są przekazywane eksporterowi osobiście lub w innej uzgodnionej formie.

Legalizacja krok po kroku

Krok 1

UWIERZYTELNIENIE EKSPORTERA

Eksporter przekazuje Regionalnej Izbie Przemysłowo-Handlowej w Lesznie komplet dokumentów rejestracyjnych i wzory podpisów osób reprezentujących Eksportera zgodnie z procedurą. O legalizację dokumentów i świadectwa pochodzenia w eksporcie mogą ubiegać się eksporterzy zarejestrowani w Polsce.

Krok 2

WNIOSKOWANIE

A. Weryfikacja wniosków i dokumentów
A.1. Legalizacja dokumentów handlowych

Eksporter składa w 1 egzemplarzu wypełniony i podpisany przez upoważnioną osobę wniosek o legalizację dokumentu handlowego.

Wzór wniosku: w załączniku

Wraz z wnioskiem eksporter przedkłada do legalizacji dokumenty w wymaganej przez niego ilości egzemplarzy oraz egzemplarza dodatkowego, który pozostaje w dokumentacji Regionalnej Izby Przemysłowo-Handlowej w Lesznie. Wszystkie egzemplarze dokumentów wystawionych przez eksportera, przedłożone do legalizacji powinny zawierać oryginalne podpisy osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorstwa (reprezentacji lub pełnomocników), których uwierzytelnione podpisy zostaną dostarczone do Regionalnej Izby Przemysłowo-Handlowej w Lesznie.

W przypadku dokumentów do legalizacji uzyskanych przez eksportera od zewnętrznych podmiotów, na potrzeby Regionalnej Izby Przemysłowo-Handlowej w Lesznie należy przedłożyć kserokopię dokumentu przeznaczonego do legalizacji.
Uwaga: kserokopie dokumentów nie podlegają legalizacji.

Krok 3

LEGALIZACJA DOKUMENTÓW HANDLOWYCH

Po stwierdzeniu kompletności i poprawności złożonej dokumentacji upoważniony pracownik Regionalnej Izby Przemysłowo-Handlowej w Lesznie dokonuje legalizacji poprzez naniesienie pieczęci urzędowych i podpisów na dokumentach handlowych lub formularzach świadectwa.
Zalegalizowane dokumenty handlowe wraz z fakturą za wykonanie usługi są przekazywane eksporterowi osobiście lub w innej uzgodnionej formie.

Załączniki

Regionalna Izba Przemysłowo-Handlowa w Lesznie działalność legalizacyjną wykonuje w imieniu Krajowej Izby Gospodarczej na podstawie ustawy o izbach gospodarczych z dnia 30.05.1989 r., z późniejszymi zmianami, na rzecz podmiotów zarejestrowanych w Polsce.

UWAGA: Uprzejmie informujemy, że legalizacja kserokopii dokumentów „za zgodność z oryginałem” realizowana jest w następujący sposób: w przypadku konieczności uwierzytelnienia kserokopii dokumentów przez Izbę eksporter przygotowuje własne oświadczenie kierowane do zagranicznego klienta potwierdzające informacje zawarte w ksero dokumentu. Ksero dokumentu jest załącznikiem do oświadczenia. Treść oświadczenia w załączniku.

Legalizacja dokonywana jest w Biurze Izby w Lesznie od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 – 14:00.

Kontakt

Regionalna Izba Przemysłowo-Handlowa w Lesznie

ul. 55 Pułku Piechoty 34
64-100 Leszno

Tel. 65 529 56 56

E-mail: leszno@riph.pl
E-mail: izba@riph.pl

Biuro czynne od poniedziałku do piątku
w godzinach od 8.00 do 15.00.

Napisz do nas